In der heutigen digitalen Welt müssen Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren, um effizienter zu arbeiten und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Besonders in administrativen Bereichen wie der Vertragserstellung gibt es noch viel Potenzial für Automatisierung und Digitalisierung. Hier setzt unser Projekte an: Gemeinsam mit Studierenden der Fachhochschule Aachen haben wir einen automatisierten Prozess zur Erstellung von Arbeitsverträgen entwickelt, der nicht nur die Zeitaufwände reduziert, sondern auch manuelle Fehler vermeidet und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Das Projekt: Automatisierung der Vertragserstellung
Im Rahmen der Vorlesung „Cloud-basierte Informationssysteme“ unter der Leitung von Prof. Dr. Christian Drumm und Leon von jovoco, haben zwei studentische Teams eine effiziente Lösung entwickelt, um den gesamten Prozess der Vertragserstellung zu digitalisieren und zu automatisieren. Der entwickelte Workflow ermöglicht es, Arbeitsverträge, aber auch Kundenverträge und andere Dokumente schnell und einfach zu erstellen – mit nur wenigen Klicks.
Dabei wählten die beiden Teams jeweils einen unterschiedlichen Ansatz. Das eine Team setzte auf Microsoft Power Apps, das andere auf Microsoft Power Automate. Beide Lösungen bieten erhebliche Vorteile, unterscheiden sich aber in der Art und Weise, wie der Prozess automatisiert wurde.
Zielsetzung: Weniger Zeitaufwand, mehr Effizienz
Das Ziel dieses Projekts war es, den gesamten Vertragserstellungsprozess so weit wie möglich zu automatisieren. Konkret bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, keine Verzögerungen und deutlich weniger Zeitaufwand. Die Lösung, die wir entwickelt haben, spart bis zu 50 % der Zeit, die zuvor für die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Verträgen benötigt wurde. Gleichzeitig sorgt die Lösung dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden, indem sie digitale Unterschriften integriert.
Der Prozess läuft so einfach wie möglich ab: Die relevanten Informationen werden erfasst, automatisch in den Vertrag eingefügt und der Vertrag kann direkt digital unterschrieben werden. Durch diese Automatisierung wird nicht nur die Effizienz in der Vertragserstellung verbessert, sondern auch die Fehlerquote minimiert.
Die unterschiedlichen Ansätze zur Automatisierung von Verträgen: Microsoft Power Apps vs. Power Automate
- Microsoft Power Apps: Ein Team setzte auf Power Apps, um eine benutzerfreundliche Anwendung zu entwickeln, die es den Nutzern ermöglicht, Vertragsdaten einzugeben und sofort einen Vertrag zu generieren. Die Anwendung bietet eine klare, intuitive Oberfläche, die den Vertragserstellungsprozess für die Endnutzer einfach und schnell macht. Die Ausgabe ist ein vollständig generierter Vertrag.
- Microsoft Power Automate: Das andere Team arbeitete mit Power Automate, einer Lösung, die speziell darauf ausgelegt ist, Arbeitsprozesse durch die Automatisierung von Datenflüssen zu optimieren. Mit Power Automate wird der Vertragserstellungsprozess durch das Automatisieren von Datenabfragen, -verarbeitungen und -übertragungen zwischen verschiedenen Systemen beschleunigt. Der Workflow funktioniert im Hintergrund und sorgt dafür, dass alle Informationen automatisch und in Echtzeit verarbeitet werden – ohne manuelle Eingaben.
Nutzen für Unternehmen: Effizienz, Flexibilität und Zeitersparnis
Der größte Vorteil dieser Lösung ist die enorme Effizienzsteigerung: Unternehmen, die bislang auf manuelle Prozesse angewiesen waren, können so ihre Vertragsprozesse vollständig automatisieren. Dies führt zu einer drastischen Reduzierung des Zeitaufwands und einer besseren Skalierbarkeit.
Mit der entwickelten Lösung können Unternehmen nicht nur Arbeitsverträge schnell und einfach erstellen, sondern auch andere Vertragsarten, die in vielen Unternehmen regelmäßig benötigt werden. Der digitale Workflow funktioniert nicht nur für HR-Abteilungen, sondern für jedes Unternehmen, das mit Verträgen arbeitet und diese Prozesse digitalisieren möchte.
Technologie im Einsatz: Microsoft Power Automate und Power Apps
Die Wahl der Technologien war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Beide Tools – Microsoft Power Automate und Microsoft Power Apps – bieten individuelle Vorteile und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen, ohne dass komplexe oder teure Hardware benötigt wird.
- Microsoft Power Automate sorgt dafür, dass die Daten, die für die Vertragserstellung notwendig sind, automatisch erfasst und verarbeitet werden.
- Microsoft Power Apps ermöglicht es, eine benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen, mit der die Daten erfassen und der Vertrag generiert werden kann – alles in einem einzigen Workflow.
Beide Ansätze bieten eine skalierbare, cloud-basierte Lösung, die problemlos an die Anforderungen verschiedener Unternehmensgrößen und -branchen angepasst werden kann.
Fazit: Eine zukunftsfähige Lösung für Unternehmen
Unser Projekt zur Automatisierung von Vertragsprozessen zeigt eindrucksvoll, wie Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und durch den Einsatz moderner digitale Technologien ihre Effizienz steigern können. Mit der Lösung, die wir entwickelt haben, können Unternehmen nicht nur ihre Vertragsprozesse beschleunigen, sondern auch manuelle Arbeit und Fehlerquellen eliminieren. Das Ergebnis ist ein digitaler, flexibler Workflow, der auf die Bedürfnisse der Zukunft zugeschnitten ist.
Durch den Einsatz von Microsoft Power Automate und Power Apps haben wir zwei unterschiedliche, aber sehr effektive Systeme entwickelt, die es Unternehmen ermöglichen, smart und effizient zu arbeiten – mit einer Lösung, die zeitgemäß, einfach zu implementieren und benutzerfreundlich ist.
