Von Microsoft Forms zu Fabric – wie Umfragen automatisiert ins Reporting gelangen

Fünf Umfragen zum Firmenjubiläum, unterschiedliche Felder – eine zentrale Lösung: Mit Microsoft Fabric und Power Platform werden die Daten automatisiert zusammengeführt, visualisiert und direkt im Reporting editierbar gemacht.

Kunde

Kundennutzen

Technologie Stack

„Mit der neuen Lösung behalten wir jederzeit den Überblick – und sparen uns jede Menge Aufwand bei der Planung unserer Firmenfeier.“

Herausforderungen des Kunden

Für ein Firmenjubiläum wurden Gäste über fünf verschiedene Microsoft Forms Umfragen eingeladen – abhängig von Sprache, Zielgruppe und Eventtag. Die Umfragen waren strukturell unterschiedlich und enthielten teils individuelle Felder.

Manuelle Auswertungen wären aufwendig, fehleranfällig und nicht tagesaktuell gewesen. Außerdem bestand der Wunsch, Anmeldungen im Nachhinein bearbeiten zu können – etwa bei Zahlendrehern oder kurzfristigen Änderungen.

Ziel war eine flexible, automatisierte Lösung: Alle Anmeldedaten sollten konsolidiert, aktuell und direkt im Reporting änderbar sein – bei maximaler Transparenz.

Unser Vorgehen

Gemeinsam mit dem Kunden wurde eine Lösung aufgebaut, die sofort einsatzbereit war – und langfristig wiederverwendbar bleibt.

Planung & Architektur

Zu Beginn wurden Anforderungen, Datenquellen (Microsoft Forms, SharePoint) und Anwendungsfälle analysiert. Ergebnis: ein zweistufiges Datenmodell auf Basis von Microsoft Fabric, das flexibel erweiterbar ist.

Datenanbindung & Konsolidierung

Per Power Automate wurden alle Formulare automatisiert mit SharePoint verbunden. Die Daten wurden regelmäßig in Microsoft Fabric aktualisiert, in einem Lakehouse abgelegt und durch ein flexibles Mapping vereinheitlicht.

Dynamische Verarbeitung & Änderungsverlauf

Ein EAV-Modell (Entity-Attribute-Value) ermöglichte die konsolidierte Speicherung der Antworten inkl. Bearbeitungshistorie. Änderungen überschreiben keine Originaldaten, sondern werden versioniert gespeichert.

Bearbeitungsfunktion mit Power Apps

In Power BI wurde eine Power App integriert, die die Bearbeitung einzelner Felder direkt im Report erlaubt – ohne Premium-Lizenzen für alle User. So können z. B. Teilnehmerzahlen oder Namen live korrigiert werden.

Visualisierung & Abnahme

Die finale Report-Oberfläche wurde gemeinsam mit dem Kunden abgestimmt und freigegeben. Metriken wie Anmeldestatus, Duplikate und durchschnittliche Ausfüllzeit sind nun jederzeit einsehbar.