Digitale Krankmeldungen in M365 – Automatisierter Prozess statt E-Mail-Chaos

Einheitliche Felder, verpflichtende Angaben und nachvollziehbare Status sorgen bei allen Beteiligten für Qualität und Tempo.

Kunde

Kundennutzen

Ca. 75 % weniger Bearbeitungsaufwand in HR sowie reduzierter Aufwand je Meldung für Mitarbeitende
Transparente HR-Übersicht in Teams/SharePoint mit gefilterten Ansichten
Nahtlose Integration in Microsoft 365 – keine zusätzliche Software
Erweiterbares Setup

Technologie Stack

„Die Krankmeldungen laufen jetzt geradlinig durch - ohne Nachfragen und mit klaren Status. Das spart spürbar Zeit in der Personalabteilung.“

Michaela Wittwer

Büromanagerin

Herausforderungen des Kunden

Die bisherige Abwicklung der Krankmeldungen von Mitarbeitenden erfolgte verteilt über Papierformulare, E-Mails und Chat-Nachrichten. Unklare Pflichtfelder führten zu Rückfragen; Nachweise mussten nachgereicht und Informationen manuell übertragen werden. Gleichzeitig war eine Lösung gefordert, die ohne zusätzliche Drittsoftware auskommt, aber dennoch Anhänge, Entscheidungsbäume und eine klare HR-Übersicht abbildet. Datenschutz und Zugriffskonzepte sollten berücksichtigt werden, die Bedienung vertraut wirken und Genehmigungen direkt in Outlook möglich sein, um Einarbeitungsaufwände zu vermeiden.

Unser Vorgehen

Auf Basis der bestehenden Vorlage wurde der Prozess in Microsoft 365 überführt. Forms bildet Felder und Verzweigungen ab; Power Automate übernimmt Erfassung und Genehmigung. Daten werden in SharePoint strukturiert gespeichert und in Teams als HR-Übersicht bereitgestellt. Durch kurze Feedback-Schleifen entstand ein erweiterbares Setup mit hoher Akzeptanz.

Anforderungsaufnahme & Prozessskizze

Die bestehende Vorlage wurde analysiert, Pflichtfelder und Nachweise eindeutig
definiert und Verzweigungen (Erst-/Folgebescheinigung) modelliert. Das Zielbild wurde
als BPMN-Skizze dokumentiert; Schnittstellen, Datenspeicher und Rollen wurden
festgelegt.

Formular mit Forms (bedingte Logik)

Ein mehrstufiges Formular wurde erstellt. Pflichtangaben und Dateiuploads wurden
konfiguriert. Bedingte Sichtbarkeit reduzierte Fehleingaben. Validierungen und
Hilfetexte stellten eine konsistente Datenqualität sicher.

Power Automate: Erfassung, Genehmigung, Benachrichtigung

Antworten werden in einer SharePoint-Liste gespeichert. Ein Approval-Flow erzeugt
Genehmigungen direkt in Outlook und spiegelt Entscheidungen (Approve/Reject,
Kommentar) zurück. Eskalationen und Erinnerungen sind vorbereitet.

SharePoint Liste & berechnete Felder

Die Liste fungiert als Single Source of Truth. Berechnete Spalten unterstützen
Statuswechsel, Datumslogik und Fristen. Gefilterte Ansichten (offen, in
Nachbearbeitung, akzeptiert, abgeschlossen) dienen als Arbeitsoberfläche.

Teams-Integration & HR-Übersichtsseite

Die Listenansichten wurden als Registerkarten in den HR-Channel eingebunden. Damit
stehen Übersicht, Bearbeitung und Abstimmung zentral bereit. Erweiterungen
(zusätzliche Stati, Auswertungen, Benachrichtigungen) sind vorgesehen.

Ergebnisse für den Kunden

manuelle Prozessschritte automatisiert bei der Kunden‑ und Projektanlage

ca. 0 %

von Erstworkshop bis produktive Nutzung

2 Tage

Weitere Ergebnisse:

Weniger Aufwand für Mitarbeitende je Krankmeldung
Keine Zusatzsoftware notwendig - Nutzung vorhandener Microsoft-365- Lizenzen
Skalierbar: zusätzlicher Status „abgeschlossen“, weitere Benachrichtigungen, Auswertungen
Höhere Transparenz für Führungskräfte bei Ausfällen (ohne überflüssige Details)