Immobilienverwaltung digitalisiert Prozesse und automatisiert Workflows mit DOMUS und Microsoft 365

Manuelle Verwaltungsprozesse und wiederkehrende Abstimmungen sorgten im Arbeitsalltag für hohen Aufwand. Gemeinsam mit jovoco entwickelte die Immobilienverwaltung eine skalierbare Grundlage für automatisierte Workflows und strukturiertere Prozessabläufe rund um DOMUS und Microsoft 365.

Kunde

Kundennutzen

Technologie Stack

„Durch die Automatisierungen konnten mehrere wiederkehrende Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden. Besonders hilfreich war dabei das pragmatische Vorgehen mit schnellen Verbesserungen statt eines großen Gesamtprojekts.“

Geschäftsleitung

Herausforderungen des Kunden

Im Tagesgeschäft der Immobilienverwaltung mussten zahlreiche wiederkehrende Prozesse manuell bearbeitet und nachverfolgt werden. Viele Abläufe basierten auf individuellen Listen, manuellen Erinnerungen und Abstimmungen zwischen verschiedenen Beteiligten.

Zusätzlich sorgten unterschiedliche Objektstrukturen und Prozessvarianten für zusätzlichen Verwaltungsaufwand und erschwerten standardisierte Abläufe.

Ziel des Projekts war es daher, wiederkehrende Prozesse schrittweise zu digitalisieren und eine stabile Grundlage für zukünftige Automatisierungen zu schaffen.

Unser Vorgehen

Zu Beginn analysierte jovoco gemeinsam mit den Fachbereichen die bestehenden Verwaltungs- und Prozessabläufe. Im Fokus standen insbesondere wiederkehrende manuelle Tätigkeiten, Abstimmungsschleifen und mögliche Automatisierungspotenziale. Auf dieser Basis wurden priorisierte Workflows entwickelt und schrittweise umgesetzt.

Analyse bestehender Verwaltungsprozesse

Gemeinsam mit den Fachabteilungen wurden bestehende Prozessabläufe, Objektstrukturen und wiederkehrende Aufgaben analysiert. Dabei wurden insbesondere manuelle Tätigkeiten und häufige Abstimmungen identifiziert, die sich für eine Automatisierung eigneten.

Bewertung der bestehenden Systemlandschaft

Zusätzlich erfolgte eine technische Bewertung der vorhandenen Systeme und Datenstrukturen rund um DOMUS, Microsoft 365 und bestehende Workflow-Prozesse. Dabei wurden technische Rahmenbedingungen und mögliche Schnittstellen geprüft.

Priorisierung konkreter Automatisierungen

Im nächsten Schritt wurden die identifizierten Prozesse gemeinsam priorisiert und in umsetzbare Arbeitspakete überführt. Ziel war es, zunächst schnell realisierbare Verbesserungen mit direktem Nutzen für den operativen Alltag umzusetzen.

Umsetzung automatisierter Workflows

Darauf aufbauend wurden mehrere automatisierte Prozesse umgesetzt, darunter Reminder- und Benachrichtigungsprozesse, formularbasierte Workflows sowie automatisierte E-Mail-Trigger und Prüfprozesse für Objektlisten.

Strukturierung zukünftiger Datenprozesse

Zusätzlich unterstützte jovoco bei der Strukturierung bestehender Datenabläufe und der Vorbereitung zukünftiger Reporting- und Automatisierungsanforderungen. Dadurch entstand eine belastbare Grundlage für weitere digitale Prozesse.