Prozessautomatisierung mit Microsoft 365: Digitale Kundenaufnahme und automatisierte Projektanlage

Papierbasierte Kundenaufnahme, manuelle Projektanlage und verteilte Informationen erschweren effiziente Abläufe. Durch eine automatisierte Projektanlage mit Microsoft 365 digitalisierte jovoco den gesamten Erstkontakt‑Prozess.

Kunde

Kundennutzen

Deutlich geringerer manueller Aufwand bei der Anlage neuer Kundenprojekte
Automatische Erstellung von Projektstruktur, Teams‑Bereich und Terminplanung
Mobile Projektdokumentation direkt beim Kunden vor Ort
Zentrale und jederzeit verfügbare Projektinformationen für alle Beteiligten

Technologie Stack

„Gemeinsam mit jovoco konnten wir unseren gesamten Prozess der Kundenaufnahme digitalisieren. Besonders hilfreich ist, dass Projektinformationen und Fotos direkt beim Kunden erfasst und sofort im richtigen Projekt abgelegt werden.“

Geschäftsführung

Herausforderungen des Kunden

Die Kundenaufnahme sowie die Anlage neuer Projekte erfolgten ursprünglich über papierbasierte Formulare und manuelle Dokumentation. Kontaktdaten, Projektinformationen und Termine wurden zunächst handschriftlich erfasst und anschließend im Büro in digitale Systeme übertragen. Parallel dazu mussten Projektordner angelegt, Termine organisiert und relevante Dokumente bereitgestellt werden. Diese Abläufe führten zu erhöhtem organisatorischem Aufwand sowie zu Medienbrüchen im Prozess. Informationen lagen teilweise verteilt vor und standen nicht immer unmittelbar für alle Beteiligten zur Verfügung. Ziel war daher ein strukturierter digitaler Prozess, der Kundeninformationen zentral erfasst und daraus automatisch die notwendigen organisatorischen Schritte für ein neues Projekt auslöst.

Unser Vorgehen

Zu Beginn wurde der bestehende Ablauf der Kundenaufnahme analysiert. Dabei wurde untersucht, welche Informationen beim Erstkontakt mit Kunden erfasst werden und welche organisatorischen Schritte anschließend im Büro erfolgen. Auf dieser Grundlage entstand ein digitaler Prozess, der die Datenerfassung standardisiert und mehrere organisatorische Schritte automatisiert.

Analyse und Strukturierung des Aufnahmeprozesses

Der ursprüngliche Ablauf basierte auf einem papierbasierten Formular zur Kundenaufnahme. Die enthaltenen Informationen mussten anschließend manuell übertragen werden. Durch die strukturierte Analyse des gesamten Prozesses konnten die relevanten Informationen sowie die nachgelagerten Arbeitsschritte klar definiert werden.

Digitale Kundenaufnahme über SharePoint

Die bisherigen Papierformulare wurden durch eine digitale Erfassung auf Basis einer SharePoint‑Liste ersetzt. Dadurch können Kontaktdaten, Projektinformationen und Termine direkt strukturiert erfasst werden. Gleichzeitig entsteht eine zentrale Datenbasis für alle Kundenprojekte.

Automatisierte Projektanlage mit Power Automate

Beim Eingang eines neuen Datensatzes wird automatisch ein Workflow ausgelöst. Dieser erstellt eine passende Projektstruktur in Microsoft Teams und legt die erforderliche Dokumentenablage in SharePoint an.

Automatische Terminorganisiation

Termininformationen aus der Datenerfassung werden automatisiert in Outlook‑Kalendereinträge überführt. Beteiligte Mitarbeitende erhalten automatisch Termineinladungen.

Mobile Projektdokumentation direkt beim Kunden

Mitarbeitende können Fotos von Baustellen oder Planungssituationen direkt beim Kunden aufnehmen und unmittelbar im Projektbereich in Microsoft Teams speichern. Dadurch stehen alle Informationen sofort im richtigen Projektkontext zur Verfügung.