KI in der Verwaltung: Wie Copilot Prozesse automatisiert und Mitarbeitende entlastet

Manuelle Routineaufgaben und unstrukturierte Informationen kosten Zeit. Mit der strukturierten Einführung von Microsoft Copilot reduziert jovoco Aufwände und ermöglicht effizientere Arbeitsprozesse.

Kunde

Kundennutzen

Technologie Stack

„Durch die Einführung von Copilot sparen wir spürbar Zeit bei der Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen. Gleichzeitig hat uns jovoco dabei unterstützt, klare und realistische Einsatzmöglichkeiten zu definieren und KI sinnvoll in unseren Arbeitsalltag zu integrieren.“

Geschäftsführung

Herausforderungen des Kunden

Im Zuge der digitalen Weiterentwicklung sollte der Einsatz von KI gezielt in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden. Dabei bestand die Herausforderung, Copilot nicht nur technisch bereitzustellen, sondern konkrete Mehrwerte im Arbeitsalltag zu realisieren. Unterschiedliche Anforderungen aus Fachbereichen sowie fehlende Erfahrungswerte im Umgang mit KI erforderten eine strukturierte Herangehensweise zur Priorisierung und Bewertung von Anwendungsfällen. Gleichzeitig mussten organisatorische Rahmenbedingungen wie Datenschutz, Berechtigungsstrukturen und Compliance berücksichtigt werden. Ziel war es, die Technologie praxisnah einzuführen, Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu schaffen und die Potenziale von KI nachhaltig nutzbar zu machen.

Unser Vorgehen

Im Projekt wurde ein strukturierter Ansatz gewählt, um Copilot nachhaltig im Arbeitsalltag zu verankern. Neben der technischen Bereitstellung lag der Fokus insbesondere auf Enablement, klaren Use Cases und einer skalierbaren Einführung.

Bereitstellung der Copilot-Lizenzen und Integration

Im ersten Schritt wurde die Microsoft-365-Umgebung des Kunden im Rahmen eines Copilot Readiness Checks bewertet. Dabei wurden technische Voraussetzungen, Berechtigungen, Datenzugriffe sowie Governance- und Compliance-Aspekte geprüft, um eine sichere Grundlage für den Copilot-Rollout zu schaffen. Im Anschluss wurden die erforderlichen Copilot-Lizenzen bereitgestellt und in die bestehende Microsoft-365-Umgebung integriert. Dadurch konnten Mitarbeitende frühzeitig produktiv mit Copilot arbeiten und erste Erfahrungen direkt im Arbeitskontext sammeln.

Strukturierte Schulung entlang konkreter Anwendungsfälle

Es wurde ein mehrstufiges Schulungskonzept mit aufeinander aufbauenden Einheiten entwickelt. Neben Grundlagen wurden konkrete Use Cases vermittelt – etwa zur automatisierten Erstellung von Protokollen, Präsentationen oder Auswertungen mit Copilot.

Aufbau einer zentralen Lern- und Wissensplattform

Zur nachhaltigen Nutzung wurde eine kundenspezifische Lernplattform auf Basis von SharePoint aufgebaut. Diese stellt Schulungsunterlagen, Videos und Best Practices zentral bereit und unterstützt die kontinuierliche Weiterentwicklung der Nutzung.

Systematische Erfassung und Priorisierung von Use Cases

Gemeinsam mit den Fachbereichen wurden zahlreiche Anwendungsfälle identifiziert und bewertet. Dazu zählen unter anderem die Unterstützung bei der Erstellung von Baubescheiden, die Vorbereitung von Bauverhandlungen oder die Analyse von Datenbeständen zur Entscheidungsunterstützung.

Iterative Umsetzung und Skalierung der KI-Nutzung

Nach den Schulungen wurden priorisierte Use Cases schrittweise umgesetzt und weiterentwickelt. Dabei wurden auch Ansätze für Copilot Agents betrachtet, um wiederkehrende Prozesse langfristig zu standardisieren und weiter zu automatisieren.