Power BI Reporting statt Excel: Zentrale KPIs und Echtzeit-Analysen für Unternehmen

Manuelle Excel-Reports und verteilte Daten erschweren fundierte Entscheidungen. Mit einem zentralen Power-BI-Reporting schafft jovoco transparente KPIs, aktuelle Geschäftsdaten und interaktive Analysen für Management und operative Teams.

Kunde

Kundennutzen

Zentrale Datenbasis für operative und strategische Entscheidungen im Unternehmen
Interaktive Analysen nach Mitarbeiter, Standort, Produkt und Zeitraum
Deutlich höhere Datenaktualität und Transparenz zentraler Geschäftskennzahlen
Nahtlose Integration der Analysen in bestehende Systeme wie Dynamics 365 und Microsoft Teams

Technologie Stack

„Mit dem neuen Reporting sehen wir heute deutlich schneller, wie sich unser Geschäft entwickelt. Besonders wertvoll ist für uns die Kombination aus visuellen Auswertungen und der direkten Integration in unsere bestehenden Systeme.“

Sascha Siegert

Geschätsführung

Herausforderungen des Kunden

Das bestehende Reporting basierte auf einer historisch gewachsenen Infrastruktur:

Vertriebs- und Managementberichte wurden auf einem lokalen Server erzeugt, indem Daten aus Microsoft Dynamics 365 über Schnittstellen extrahiert und anschließend in Excel-Dateien aufbereitet wurden. Die Reports bestanden aus umfangreichen Tabellen mit vielen Einzelwerten und wurden regelmäßig per E-Mail verteilt. Die Auswertungen waren zwar relevant für Vertrieb und Management, jedoch nur eingeschränkt nutzbar: Kennzahlen mussten manuell interpretiert werden, Aktualisierungen erfolgten meist nur wöchentlich oder monatlich, und verschiedene Reports nutzten unterschiedliche Datenstrukturen.

Ziel war daher ein modernes, cloudbasiertes Reporting, das aktuelle Daten bereitstellt, Trends visuell darstellt und Entscheidungen im Unternehmen besser unterstützt.

Unser Vorgehen

Das bestehende Reporting wurde gesamtheitlich analysiert, um Datenquellen, bestehende Reports und Anforderungen der unterschiedlichen Nutzergruppen zu verstehen. Auf dieser Basis wurde eine zentrale Reporting‑Architektur mit Microsoft Power BI entwickelt.

Analyse der bestehenden Reporting-Struktur

Im ersten Schritt wurden alle bestehenden Reportingprozesse untersucht. Dazu gehörten sowohl automatisierte Datenexporte aus Microsoft Dynamics 365 als auch Excel-Auswertungen, die auf einem lokalen Server erzeugt und anschließend per E-Mail verteilt wurden.

Dabei zeigte sich, dass viele Berichte ähnliche Daten nutzten, jedoch unterschiedliche Logiken und Strukturen aufwiesen. Die bestehenden Reports wurden deshalb systematisch analysiert und in ihre zugrunde liegenden Kennzahlen, Dimensionen und Datenquellen zerlegt. Diese Analyse bildete die Grundlage für eine konsolidierte Reporting-Architektur.

Workshops mit Stakeholdern und Data Ownern

Anschließend wurden Workshops mit unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen durchgeführt. Dazu gehörten sowohl Management-Verantwortliche als auch operative Nutzer aus dem Vertrieb sowie ein Data Owner mit detailliertem Verständnis der zugrunde liegenden Datenstrukturen.

In diesen Workshops wurden zentrale Fragestellungen definiert: Welche Kennzahlen sind für das Unternehmen wirklich relevant? Welche Analysen werden regelmäßig benötigt? Und welche Informationen müssen sowohl operativ als auch strategisch verfügbar sein? Auf dieser Basis konnten die Anforderungen für das neue Reporting präzise strukturiert werden.

Aufbau eines konsolidierten Datenmodells

Auf Grundlage der Analyse und der Workshop-Ergebnisse wurde ein konsolidiertes Datenmodell entwickelt. Dabei wurden zentrale Analysedimensionen – beispielsweise Mitarbeiter, Standort und Produkt – klar von den eigentlichen Kennzahlen getrennt.

Zusätzlich wurde ein erweitertes Zeitmodell aufgebaut, das flexible Vergleiche verschiedener Zeiträume ermöglicht. Dadurch können Nutzer beispielsweise aktuelle Entwicklungen mit früheren Zeiträumen vergleichen oder Trends über mehrere Monate hinweg analysieren. Diese Struktur bildet die technische Grundlage für konsistente und flexibel auswertbare Kennzahlen.

Entwicklung interaktiver Power BI Dashboards

Die eigentlichen Reports wurden anschließend als interaktive Dashboards in Microsoft Power BI umgesetzt. Der Fokus lag dabei auf einer klaren visuellen Aufbereitung zentraler Geschäftskennzahlen.

Nutzer können Kennzahlen entlang verschiedener Dimensionen analysieren, Zeiträume flexibel vergleichen und durch Drill-Down-Funktionen von aggregierten Kennzahlen bis zu einzelnen Datensätzen navigieren. Dadurch wird aus einer statischen Tabellen-Auswertung ein interaktives Analysewerkzeug, das sowohl für operative Entscheidungen als auch für Management-Analysen genutzt werden kann.

Integration in Dynamics 365 und Microsoft Teams

Damit das Reporting im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird, wurden die Dashboards direkt in Microsoft Dynamics 365 integriert. Dadurch können Vertriebsmitarbeiter die Analysen innerhalb ihres CRM-Systems aufrufen und Erkenntnisse unmittelbar in operative Aktionen überführen.

Zusätzlich wurden relevante Informationen über Microsoft Teams bereitgestellt. So werden wichtige Ereignisse – beispielsweise neue Vertragsabschlüsse – automatisch im Team sichtbar. Diese Integration sorgt dafür, dass das Reporting nicht isoliert genutzt wird, sondern Teil der täglichen Arbeitsprozesse im Unternehmen ist.