Digitale Ausschreibungsplattform mit Microsoft 365 – automatisierte Prozesse für sichere Vergaben

Optimierung von Ausschreibungsprozessen mit einer individuell entwickelten Lösung auf Basis von SharePoint, Power Automate und Power Apps – sicher, transparent und vollständig in Microsoft 365 integriert.

Kunde

Kundennutzen

Automatisierte Vergaben – Ausschreibungen standardisiert und rechtssicher in M365
Volle Datenkontrolle – alle Dokumente liegen im eigenen Microsoft-Tenant
Einfache Anpassung – Vergaberunden und Vorlagen können flexibel verändert werden
Transparente Abläufe – klare Strukturen und Archivierung sichern Nachvollziehbarkeit

Technologie Stack

„Mit der neuen Plattform laufen unsere Vergaben deutlich effizienter und transparenter. Besonders die sichere Abwicklung in Microsoft 365 gibt uns Vertrauen und Zukunftssicherheit.“

IT-Leiter

Herausforderungen des Kunden

Die bisher genutzte Ausschreibungs-App eines Drittanbieters stand nicht mehr zur Verfügung. Für unseren Kunden bedeutete dies die Chance, eine eigene Lösung aufzubauen: vollständig integriert in Microsoft 365, mit automatisierten Workflows und strikten Berechtigungen. Gleichzeitig mussten rechtliche Anforderungen erfüllt und sensible Daten geschützt werden. Ziel war eine Plattform, die Vergaben digitalisiert, sicher abwickelt und von den Fachbereichen eigenständig weiterentwickelt werden kann.

Unser Vorgehen

Prozessaufnahme & Workshop

In einem zweistündigen Workshop wurden die bisherigen Abläufe dokumentiert und als Prozess ausgeschrieben. Anforderungen wie Zwei-Runden-Vergaben, automatische Benachrichtigungen und Archivierung wurden gemeinsam priorisiert.

Technisches Design

Es wurde ein SharePoint-Listenmodell entworfen, das Bieter, Unternehmen und Ausschreibungen strukturiert abbildet. Parallel entstand ein Berechtigungskonzept, das sicherstellt, dass Angebote erst nach Ablauf der Frist sichtbar sind.

Automatisierung mit Power Automate

Power Automate Flows legen automatisch Bieterordner an, versenden E-Mails und steuern Fristen. Auch Sonderfälle wie Fristverlängerungen oder nachträgliche Bieter-Ergänzungen wurden berücksichtigt.

Eingabemasken mit Power Apps

Über intuitive Formulare erfassen Mitarbeitende Ausschreibungen, hinterlegen Kontakte und wählen Dokumentenvorlagen aus. Alle Eingaben werden direkt in SharePoint gespeichert.

Test & Übergabe

Nach erfolgreicher Testphase erfolgte die Übergabe an das interne IT-Team unseres Kunden. Die Mitarbeitenden wurden für die neue Lösung geschult, sodass Erweiterungen und Anpassungen künftig intern erfolgen können.