Zukunftssichere E-Mail-Kommunikation: Migration von Exchange 2016 zu Microsoft 365

Supportende für Exchange 2016 – jovoco stellte frühzeitig die Weichen und migriert erfolgreich auf Microsoft 365

Kunde

Kundennutzen

Vollständige Cloud-Migration und Zukunftssicherheit nach Supportende von Exchange 2016
Einheitliches Benutzer- und Lizenzmanagement mit Microsoft 365
Verbesserte IT-Sicherheit und Grundlage für Tenant Hardening
Reduziertes Risiko durch Simulation mehrerer Architektur-Optionen im Vorfeld

Technologie Stack

Microsoft 365
Exchange Server 2016 (On-Premises, Ausgangssystem)
Entra ID & Active Directory Synchronisation
Hybrid Configuration Wizard (HCW)
PowerShell für Batch- und Migrationsskripte
Reddoxx E-Mail-Relay

„Die Migration von Exchange zu Microsoft 365 wurde von jovoco professionell durchgeführt. Trotz komplexer Ausgangslage verlief der Umzug reibungslos, ohne Unterbrechungen für unsere Teams.“

IT-Leitung

Herausforderungen des Kunden

Mit dem angekündigten Supportende für Exchange Server 2016 und 2019 im Oktober 2025 stand das Unternehmen vor einer kritischen Entscheidung: den Betrieb lokaler Systeme mit steigenden Kosten und Risiken fortzuführen – oder auf eine moderne Cloud-Plattform umzusteigen.

Die Ausgangslage war komplex: rund 100 Mitarbeitende an drei Standorten nutzten Exchange 2016 on-premises, kombiniert mit einem lokalen Active Directory. Parallel war bereits Microsoft Teams im Einsatz, was zu doppelten Accounts, Lizenzüberschneidungen und inkonsistentem Benutzer-Management führte.

Besonders herausfordernd: Durch die bestehenden Teams-Lizenzen lagen im Hintergrund bereits versteckte Postfächer in der Cloud an. Dies erschwerte die Migration, da die vorhandenen Strukturen mit den lokalen Postfächern abgeglichen werden mussten.

Ziel war daher, die komplette Mail- und Benutzerverwaltung auf Microsoft 365 zu konsolidieren – ohne Datenverlust, ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs und mit klarer Perspektive für IT-Sicherheit und Compliance.

Unser Vorgehen

Projektplanung

Gemeinsam mit dem Kunden wurden Ziele, Lizenzbedarf und Migrationsstrategie abgestimmt. Neben mehr als 60 Microsoft 365 Standard-Lizenzen kamen zusätzliche Teams- und Business-Premium-Lizenzen hinzu, um alle Anwendungsfälle abzudecken.

Active Directory Synchronisation

Das lokale Active Directory wurde mit Entra ID synchronisiert. Dabei mussten bestehende lokale Nutzerkonten mit bereits in der Cloud angelegten Konten zusammengeführt werden. Konkret werden dabei Passwörter und Anmeldedaten vereinheitlicht, um Doppelkonten zu vermeiden und eine einheitliche Anmeldung für alle Mitarbeitenden sicherzustellen. Dieser Schritt war sensibel, da fehlerhafte Einstellungen zu temporären Anmeldeproblemen führen können, wurde aber durch gezielte Tests und klare Kommunikation erfolgreich umgesetzt.

Hybrid Configuration & Migrationspfade

Über den Hybrid Configuration Wizard (HCW) wurde die Verbindung zwischen Exchange 2016 und Microsoft 365 hergestellt. Dabei wurden auch Spezialfälle wie geteilte Postfächer und Besprechungsräume berücksichtigt.

Testmigration & Workarounds

Einzelne Postfächer wurden testweise migriert, um Prozesse zu validieren. Eine zentrale Herausforderung war, dass MS Teams bereits unsichtbare Exchange-Postfächer in der Cloud erzeugt hatte. Um diese Konflikte zu lösen, haben wir betroffenen NutzerInnen kurzfristig eine Business Standard Lizenz zugewiesen und anschließend wieder entfernt. Dadurch wurden die automatisch angelegten Postfächer auf 50 GB vergrößert und konnten so als Ziel für die Migration genutzt werden. Diese pragmatische Vorgehensweise stellte sicher, dass alle Postfächer erfolgreich und ohne Datenverlust übertragen werden konnten.

Go-Live & Nachbetreuung

Die finale Migration erfolgte schrittweise, begleitet durch Kommunikation und Support für Endnutzer. Nach Projektabschluss wurden Maßnahmen zum Tenant Hardening geplant, um den Microsoft Secure Score zu erhöhen und Sicherheitsrichtlinien zu etablieren.