Von Excel zu zentralem Projektmanagement

Fragmentierte Tools und unübersichtliche Listen gehören der Vergangenheit an: Mit Unterstützung der jovoco GmbH wurde ein zentrales Projektmanagement-System eingeführt, das Transparenz, Effizienz und einheitliche Standards schafft.

Kunde

Kundennutzen

Technologie Stack

„Die Einführung des zentralen Projektmanagement-Systems hat unsere Arbeit deutlich vereinfacht. Prozesse sind nun einheitlich und wir haben jederzeit einen klaren Überblick.“

IT-Leitung

Herausforderungen des Kunden

Das Unternehmen verfügte über zahlreiche parallel genutzte Tools und Excel-Listen für Projektplanung und Aufgabenmanagement. Diese Fragmentierung führte zu ineffizienten Abläufen, doppelter Datenerfassung und fehlender Transparenz. Zudem waren Projektentscheidungen aufgrund unvollständiger oder uneinheitlicher Informationen erschwert. Ziel war es, ein einheitliches Projekt- und Projektportfolio-Management-System (PPM) zu etablieren, das Prozesse standardisiert, Verantwortlichkeiten klar abbildet und eine zuverlässige Entscheidungsgrundlage für die Unternehmensleitung bietet. Eine besondere Herausforderung war dabei, sowohl technische Anforderungen als auch Akzeptanz und Anwenderfreundlichkeit in Einklang zu bringen.

Unser Vorgehen

Es wurde ein klarer Projektplan umgesetzt, der von der Analyse bis zum nachhaltigen Betrieb reichte – mit Fokus auf Standardisierung, Integration und Anwenderakzeptanz.

Anforderungsanalyse & Zieldefinition

Die Ausgangssituation wurde aufgenommen, Anforderungen gesammelt und gemeinsam mit den Stakeholdern ein klares Zielbild definiert.

Systemauswahl & Architekturdesign

Auf Basis der Anforderungen wurde Microsoft Project for the Web mit Power Platform als zukunftssichere Lösung ausgewählt und die Systemarchitektur festgelegt.

Technische Implementierung

Das PPM-System wurde konfiguriert, Dataverse-Strukturen aufgebaut und Automatisierungen mit Power Automate implementiert. Ergänzend wurde ein Power BI Reporting erstellt.

Schulung & Change Management

Key User erhielten gezielte Schulungen. Ein Change-Programm begleitete die Einführung, um Akzeptanz und Nutzung sicherzustellen.

5. Go-Live & nachhaltiger Betrieb

Nach einer Pilotphase wurde das System schrittweise ausgerollt und in den Betrieb überführt. Ein Supportkonzept stellt die langfristige Nutzung sicher.